Kilo ile IT Satılır

IT aleminde sıkça konuşulan bir kısaltma daha. BYOD (biyod diye okuyoruz) yani "Bring Your Own Device" yani "Kendi cihazını getir" yani "çalışanından bir telefonu dahi esirgemek "    (mi acaba?) Ben kısaltmanın harflerine uygun olması amacı ile "Bilgisayarın Yanında Olsun Daima" diye Türkçe bir karşılık da uydurdum. (evet tutmaz bu)
BYOD da bütün olarak hemen hazmedilemeyen ama ufak ufak, lokma lokma hepimizin tadını aldığı kavramlardan biri.  Aynı, aslında 15 senedir Hotmail'den Yahoo'ya tüm bulut olanaklarını kullanıp, iş para ödemeye gelince, bulut ne ki şimdi, verilerin dışarıda ne gereği var demek gibi BYOD'la da iç içeyiz 3-5 senedir.

BYOD'un ilk tanımı biraz itici olabiliyor. İlk paragraftaki gibi algılamalara yol açabiliyor. BYOD yapan bir firma yeni işe başlayan bir çalışanına, telefon/bilgisayar vermez, kendi cihazını getir der. Çalışanın akıllı telefonunu (Android/Apple/Windows/BlackBerry…)  MDM (Mobil Device Management) yazılımı ile merkezi sisteme kayıt eder ve o telefondan kurumsal e-mail ve ilgili uygulamalara güvenli erişim sağlar.  Çalışanın notebook ya da tabletine aynı şekilde içerideki masaüstü sanallaştırma yazılımı ile kurumsal ve sanal bir işletim sisteminin çalışmasını ya da işletim sistemi boyutunda olmasa da güvenli bir portale erişip, iş ihtiyaçlarını web tarayıcılar ile karşılamasını sağlar.

Niye böyle yapar?

Bu sayede sürekli donanım almak, onları güncel tutmak, her yeni başlayan çalışan için sipariş, kurulum, ayarlar, vbg onlarca zaman ve maliyet içeren süreçlerden kurtulur. Donanım maliyetlerinden yapılan tasarrufla BYOD yazılımları alınır :) Tüm veriler aslında çalışan bilgisayarlarında değil şirket sunucularındadır, dolayısı ile veri güvenliği en yüksek seviyeye getirilir. Sistem yazılım tabanlı olduğu için donanım problemleri, çalınma vb her türlü risk elimine edilir. İlgili bilgilere her türlü cihazdan güvenli erişim sağlanır. Çalışanın kurumun verdiği notebook ve telefonu beğenmeyip motivasyonunun düşmesi engellenir, çünkü çalışan kendi bildiği cihazı kullanmaya devam ediyordur. Ceplerinde 2 telefon, piller, şarj cihazları vb aparatlarla  tam teşekkülü muhabir gibi gezmesinin önüne geçilir. Sisteme kullanıcılar çok hızlı eklenip çıkartılabilir.

Faydalar malum ama ilk duyulduğunda "nassı yaa?" "notebook, telefon vermiyorlar mı hakkaten" , "nası firma lan bunlar" benzeri hissiyatlar yarattığı için bizim kültürümüze biraz ters gibi.  Ancak ülkemizde hakkıyla tam teşekküllü BYOD uygulaması pek olmasa da aslında temel BYOD teknolojileri sıklıkla projelendirilir.

Kendi cihazınızdan çalıştığınız firmanın e-maillerini görebiliyor musunuz? Tebrikler siz de bir çeşit BYOD yapıyorsunuz aslında. Ya da web tabanlı iş yazılımınıza kurum dışında erişebiliyorsanız gene BYOD yaptınız diyebiliriz. Düşünsenize firmanız size daha önce kullanmadığınız abuk bir telefon vereceğine, şu an kullandığınız Iphone'unuzun/Samsung'unuzun/Lumia'nızın data paketini verseydi daha mutlu olmaz mıydınız?  "Ya akıllı telefonumuz yoksa?" dediğinizi duyar gibiyim. BYOD'u kesin kuralları olan bir yönetmelik gibi görmemeniz gerekli. Bu da BYOD kapsamında bir seçenek aslında. Size şirket e-maillerinize kendi telefonunuzda erişim hakkı ve artıları sunulur. Kabul ederseniz kendi telefonunuzu kullanır, etmezseniz kurumun sunduğu telefona razı olabilirsiniz. Asıl odak noktası, kurumun olmayan bir cihazdan, kurum bilgilerine güvenli erişimi sağlayacak teknolojiyi kuruyor olmak. Yani "nasıl yani, telefon vermiyorlar mı" geyikleri bu işin magazini.
BYOD altındaki teknolojiler çok fazla. Meraklıları için MDM(Mobile Device Management), Server/Desktop/Application Virtulization, NAC(Network Access Control), Network/Sistem Management/  gibi temel teknolojileri araştırmalarını öneririm. Zaten kurumsal bir firmada çalışıyorsanız mutlaka bunlardan biri ile haşır neşir olmuş ya da olmak üzeresinizdir.

Tabi konuya girdikçe bir çok alt başlık önünüze çıkacak.  Örneğin hangi cihazlara ne kadar destek verilecek kritik bir konu. Bende Blackberry Bold var e-maillerimi alamıyorum, IPAD 2 'm var, CRM'e giremiyorum…  Bu tip sorulara hazırlıklı olmak, destek sınırlarını belirlemek önemli bir başarı faktörü.

Konuya ilgi duyanlar için  şu sıralar çok sık yaptığımız, Office 365 projelerine BYOD çerçevesinden bakalım.  Office 365 çoğunuzun bildiği gibi Microsoft'un belirli ürünlerinin buluttan ya da bulut ile entegre kullanıldığı bir hizmetler bütünü.  1) Office 365 ile tüm kurum e-postaları Exchange Online'a yani buluta taşıyoruz. Böylece e-postalara hem  kurum güvenlik politikaları doğrultusunda (DLP özelliği ile) hem de hem cihaz bağımsız her yerden erişebiliyorum. 2) Sharepoint Online bünyesinde bulutta sınırsız bir onedrive alanı ve kurum portali ile kurum sosyal ağına üyelik vererek, kurum ile ilgili her türlü bilgi, doküman ve iletişim hakkına, gene cihaz bağımsız, her yerden kavuşuyorum. Portal'e ya da dokümanlara cihazımdaki tarayıcı ya da o cihaza uygun uygulamadan erişebiliyorum. 3) Lync adlı iletişim çözümü ile kurumumun santrali ile entegre, Android, Apple ya da Windows işletim sistemleri akıllı telefonlarımı,  kurumsal hattım  gibi kullanabiliyorum. Akıllı telefonumdaki Lync uygulaması,  kurumumun santraline bağlı dahili telefonum gibi çalışıyor. Yurt dışına bile çıksam, internet bulduğum yerde Türkiye'deki dahili telefonum yanımda oluyor. Lync ile yazılı/sesli/görüntülü iletişim kurabiliyorum.   Özetle  kurumumda yeni başlayan bir çalışana sadece bir kullanıcı adı/parola verip, güvenlik rollerini tanımlayarak, kurumsal e-postalar, kurum portali, dokümanları, iş süreçleri, kurumsal sosyal ağa ve en önemlisi de dahili telefonuna her türlü cihazdan güvenli erişmesini sağlayabiliyorum.

Çok açık ki önümüzdeki zamanlarda BYOD'u daha sık duyacağız. Çünkü sosyal hayattan  iş hayatına, üretimden satışa, herkes, her şey bizi daha verimli olmaya zorluyor. Daha az girdi daha çok çıktı. Bu vizyonun temellerinden biri BYOD. Yani sistemini merkezileştir, sanallaştır, bulutla entegre et, donanım bağımsız çalıştır.

Tanımlar: DYS: Doküman Yönetim Sistemi: Bir kurumdaki tüm elektronik/fiziki dokümanların kullanıcıların yetkileri ölçüsünde güvenli olarak dolaşımı, kullanımı, değişimi ve saklanması ve bağlı konuların çözüldüğü yazılımlar.

Her firmanın ihtiyacı olan mamafih neredeyse hiçbir firmanın çözemediği gizemli bilişim konularından biri doküman yönetim sistemleri.

Doküman yönetim sistemleri aynı kişisel gelişim kitaplarına benziyor. Müthiş şeyler anlatıyorlar, faydaları çok net belli ama olmuyor işte bir türlü. Yapamıyoruz kitaptaki gibi.

Çok farklı markalardaki doküman yönetim sistemleri ile tecrübelerim oldu. Bir çok da proje yaptım. Tüm müşterilerinin ağzında bir keçiboynuzu tadı. Güzel mi değil mi, iyi mi oldu kötü mü belli değil.

Bu yanılsamanın sebebi belli aslında. DYS'ler de aslında diğer tüm yazılım projeleri gibi sadece yazılımsal bir süreç değil. İnsani faktörler de önemli. Hatta işin konusuna özel DYS'lerde insan faktörü yazılımdan daha önemli. Nasıl ki tüm yollarımızda yaya geçidi varsa ve hiçbiri amacına uygun kullanılmıyorsa DYS de böyle.

Eskiden  beri belirli sistematiği olan, muhaberatın olduğu yapılarda evrak yönetim sistemleri çalışıyor. Dış dünyadan gelen bir evrak taranıp ilgili birime iletiliyor elektronik ortamda. Ancak bunun adı Doküman yönetim sistemi değil tabi ki.  Çünkü doküman yönetim sistemleri sadece gelen basılı evrakları değil, tüm dokümanları da içeriyor.

Yani bir excel oluşturup, potansiyel müşteriler yazıp, bunu 20 tane satıcıya gönderip, onlardan gelen 20 tane excel'i tek excel'e çevirip saklamak da bu işin konusu.  Bir sözleşme oluşturup, dosya isminin bir süre sonra "sozleşme_son.docx" , "sozleşme_enson.docx" , "sozleşme_enson_aralık.docx" , "sozleşme_enson_aralık_son.docx"   şekillerine dönüşerek onlarca farklı dokümanla boğuşmak da bu işin konularından.

Hep kullanıcılar dedik ama kullanıcıların penceresinden de bakmak lazım biraz. Bir doküman oluştururken, ahret soruları soran, binbir naz ile oluşturmaya izin veren, devasa, statik, ağır abi sistemler; eğer Bir kamu kurumunda her gün önünüzdeki evrakı imzalayan bir memursanız, çalışmakla birlikte, dinamik bir iş yapıyorsanız, telefonlarınız çalıyor, yerinizden kalkıp mobil oluyorsanız işe yaramıyor.

Bu sebeple seçeceğiniz çözüm de organik olmalı. Organik yazılım , yazılımcıların tüm kodlama süreci boyunca organik süt, tahıl ve tavuklarla beslendiği yazılım değil tabi ki. Organik yazılım ile kast edilen, kullanıcı davranış ve refleksleri ile uyumlu, canlı sistem ile bütünleşik, kullanıcının bir parçası gibi hareket eden, iş hayatının hızına ve kaosuna uyum sağlayan bir yazılım. "ah nerde efenim öyle yazılım" dediğinizi duyar gibiyim. Arayan bulur deyip konunun meraklılarını bir sunumuma yönlendiriyorum.

*Bilgi Çalışanı= Bilgisayarı ve telefonu olan tüm çalışanlar.

Bir arkadaşım çalıştığı işyerinde şunları yapıyor:

1) Web’de araştırdığı bir konuyu bilgisayarındaki word’e kopyalamak istiyor. Ancak  “biçimlendirmeden yapıştır/yalnız metni yapıştır”  özelliğini bilmediği için  web sayfasındaki tüm biçimsel format ve ıvır zıvırı Word’e aktarmaya çalıştığı için word’u kilitleniyor ya da yapıştırsa bile acayip bir renk ve formatta olduğundan onu diğer metne uyduramıyor. (20 dk)

2) Excel’de yaptığı bir rapordaki isimler küçük harfle yazılmış. İlk harflerini büyütmek istiyor. Arama motorunda “excel ilk harf büyütme formulu” yazıp gelen formülleri tek tek deniyor. Biri farklı dilde, birinin excel sürümü farklı, birinde formül çok karışık. Sonra dayanamayıp tek tek el ile düzeltiyor. (40 dk)

Sıradan Bir Ofis Günü

3) Bir PDF’i word’e dönüştürmeye çalışırken, Notebook’una onlarca zararlı yazılım kurup, saatler sonra PDF’in yarısını Word’e çeviren bir programı çalıştırabiliyor. Program öbür  yarısı için satınalma yapılmasını istiyor (40 dk)

4) Gününün 1 saati, o e-postayı bulabilmek, yarım saati dosya sunucusunda o sözleşmeyi/teklifi/ bulabilmek ile geçiyor.  O teklif bulunamıyor. Sıfırdan yeni bir teklif hazırlanıyor (60 dk)

5) Kullandığı CRM yazılımının Outlook takvimleri ile entegrasyonunu bilmediğinden , her yaptığı toplantı için CRM’de yeni bir kayıt açıp, tek tek katılımcıları oluşturup kaydediyor. (15 dk)

6) Katıldığı toplantılardaki zamanın yarısı birisini beklemek, dörtte biri dün akşamki maçı konuşmak, kalan dörtte biri de bu yapamadıkları toplantıyı ne zaman yapabileceklerini tartışmakla geçiyor. (60 dk)

7) Gün içinde çalan telefonların yarısında karşı taraf, “e-mail atmıştım, onunla ilgili dönüş alabilir miyim” diyor. (40 dk)

8) Her gün 3-4 defa üstünden onay/bilgi almak için, üstünün odasının önünde dakikalar geçiriyor.  Müsait zamanını denk getirebilmek için onun telefonlarını dinliyor. Bazen saatlerce beklediği oluyor.  (60 dk)

Senaryolar çoğaltılabilir. Dünya, üretim sektörlerindeki verimlilik konusuyla 60’lı yıllardan beri ilgileniyor. MRP,MRP2,ERP,ERP2 serüveni ile artık bugün tükettiğimiz her türlü üründeki her türlü maliyet kontrol altında. Marketten aldığımız yumurtadan hangi tavuğun ne zaman yumurtladığını bulabiliyor, giydiğimiz gömleğin üretim esnasındaki üzerine düşen elektrik maliyetini bilebiliyoruz. Kural net: En az girdi ile en fazla çıktı üretemezseniz rekabette hiçbir şansınız olamaz. Verimli olmak zorundasınız. O yüzden bir otomobil markası, 1 adet otomobili üretmek için 100’den fazla farklı tedarikçi ile çalışıyor. Herkesin derdi verimlilik.

Ancak üretim dünyasının eskiden beri uğraştığı ve artık çözdüğü diyebileceğimiz verimlilik, bugünün iş dünyasında ve ofis ortamında tam bir belirsizliğe dönüşüyor. Artık fabrikalarda çalışan işçilerden, madenlerde çalışan madencilerden fazla plazalarda çalışan ofis çalışanları var.  Bir adet notebook’u ve bir adet telefonu olan çalışanlara günümüzde “bilgi çalışanı” deniyor ve üstte birkaç macerasını saydığım bir bilgi çalışanının hayatı maalesef çok verimsiz.  Otomotivde çalışan bir  üretim çalışanının bir saatte sıktığı vida sayısı dahi bilinirken, bir ofis çalışanının o gün ne yaptığı gizemini korumaya devam ediyor. Patronların kafası çok karışık. “Yahu verdik hepsine bir notebook ve akıllı telefon ama, acaba Facebook’da mı sürtüyorlar, Twitter’da mı yoksa Linkedin de mi” diye tırnaklarını yiyorlar. Web takip yazılımları alıyorlar, Youtube’u yasaklıyorlar ama nafile. İş konusunda gayet çekingen olan bilgi çalışanı konu yasak delmek olunca değme hackerlara taş çıkartıyor.


Bu arkadaşım yasal kesintileri sigortası vb  giderler dahil brüt olarak 5.000 TL maaş alıyor.  İşvereni kendisine yılda  60.000 TL masraf ediyor.  Arkadaşımın işteki zamanının yarısından çoğu üstte saydığım senaryolarla zayi oluyor. 100 çalışanlı bir yerde, bu kaybolan zamanın yarısını dahi telafi edebilseydik yılda tam 3.000.000 TL’lik bir işgücü kazanmış olacaktık.  Bence bu üzerine odaklanmaya değecek kadar önemli bir tutar.


Elbette kabaca değerlerden bahsediyoruz. Verimlilik konusu ile ilgili çok sayıda çözüm bulunabilir. Profesyonel danışmanlık alabilir, iş sisteminizi değiştirebilir, kullandığınız yazılım/araç/ekipmanları değiştirebilir, hatta çalışanlarınızı dahi değiştirebilirsiniz.  Ama yasaklamak, kısıtlamak, gözetlemek bu çözümlerden biri değil maalesef. Tam tersi, global dünyanın kuralları/adetleri/davranışları ile uyumlu sistemler kullanmayı düşünmenin tam zamanı. Facebook kullanmayı çok seven çalışanınıza Facebook gibi bir iş takip yazılımı kullandırmalısınız. Akıllı telefon verirsem Twittercı olur diye korktuğunuz çalışanınız için tüm işlerini akıllı telefondan da yapmasını sağlamalısınız. Aldığınız binlerce dolarlık yeni yazılımların eğitimlerini çok dikkatli planlamalısınız.

Alınacak önlemler çok. Yeter ki niyet etsin insan, çok sayıda çözüm bizi bekliyor. Örneğin bunlardan biri olan Microsoft Office 365 çözümünü  ve üstte bir kısmını saydığım senaryolara karşılık gelen verimlilik ipuçlarını aşağıdaki videoda anlattım. Konuya ilgi duyanlara tavsiye ediyorum.