14 Ocak 2015 Çarşamba

Çarşamba, Ocak 14, 2015 - No comments

Doküman Yönetimi - (Dökümın Menecmınt)

Tanımlar: DYS: Doküman Yönetim Sistemi: Bir kurumdaki tüm elektronik/fiziki dokümanların kullanıcıların yetkileri ölçüsünde güvenli olarak dolaşımı, kullanımı, değişimi ve saklanması ve bağlı konuların çözüldüğü yazılımlar.

Her firmanın ihtiyacı olan mamafih neredeyse hiçbir firmanın çözemediği gizemli bilişim konularından biri doküman yönetim sistemleri.

Doküman yönetim sistemleri aynı kişisel gelişim kitaplarına benziyor. Müthiş şeyler anlatıyorlar, faydaları çok net belli ama olmuyor işte bir türlü. Yapamıyoruz kitaptaki gibi.

Çok farklı markalardaki doküman yönetim sistemleri ile tecrübelerim oldu. Bir çok da proje yaptım. Tüm müşterilerinin ağzında bir keçiboynuzu tadı. Güzel mi değil mi, iyi mi oldu kötü mü belli değil.

Bu yanılsamanın sebebi belli aslında. DYS'ler de aslında diğer tüm yazılım projeleri gibi sadece yazılımsal bir süreç değil. İnsani faktörler de önemli. Hatta işin konusuna özel DYS'lerde insan faktörü yazılımdan daha önemli. Nasıl ki tüm yollarımızda yaya geçidi varsa ve hiçbiri amacına uygun kullanılmıyorsa DYS de böyle.

Eskiden  beri belirli sistematiği olan, muhaberatın olduğu yapılarda evrak yönetim sistemleri çalışıyor. Dış dünyadan gelen bir evrak taranıp ilgili birime iletiliyor elektronik ortamda. Ancak bunun adı Doküman yönetim sistemi değil tabi ki.  Çünkü doküman yönetim sistemleri sadece gelen basılı evrakları değil, tüm dokümanları da içeriyor.

Yani bir excel oluşturup, potansiyel müşteriler yazıp, bunu 20 tane satıcıya gönderip, onlardan gelen 20 tane excel'i tek excel'e çevirip saklamak da bu işin konusu.  Bir sözleşme oluşturup, dosya isminin bir süre sonra "sozleşme_son.docx" , "sozleşme_enson.docx" , "sozleşme_enson_aralık.docx" , "sozleşme_enson_aralık_son.docx"   şekillerine dönüşerek onlarca farklı dokümanla boğuşmak da bu işin konularından.

Hep kullanıcılar dedik ama kullanıcıların penceresinden de bakmak lazım biraz. Bir doküman oluştururken, ahret soruları soran, binbir naz ile oluşturmaya izin veren, devasa, statik, ağır abi sistemler; eğer Bir kamu kurumunda her gün önünüzdeki evrakı imzalayan bir memursanız, çalışmakla birlikte, dinamik bir iş yapıyorsanız, telefonlarınız çalıyor, yerinizden kalkıp mobil oluyorsanız işe yaramıyor.

Bu sebeple seçeceğiniz çözüm de organik olmalı. Organik yazılım , yazılımcıların tüm kodlama süreci boyunca organik süt, tahıl ve tavuklarla beslendiği yazılım değil tabi ki. Organik yazılım ile kast edilen, kullanıcı davranış ve refleksleri ile uyumlu, canlı sistem ile bütünleşik, kullanıcının bir parçası gibi hareket eden, iş hayatının hızına ve kaosuna uyum sağlayan bir yazılım. "ah nerde efenim öyle yazılım" dediğinizi duyar gibiyim. Arayan bulur deyip konunun meraklılarını bir sunumuma yönlendiriyorum.

0 yorum:

Yorum Gönderme